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Lecciones no aprendidas en las empresas

2019

Por Ale Baza Gil, Socio-Director de Pragmaxion

Las siempre deseadas “Lecciones Aprendidas” rara vez nos permiten realmente aprender algo, y terminan siendo un repositorio de datos con baja aplicación práctica. Publicado en Emol

Lecciones no aprendidas en las empresas

Una queja habitual en los(as) ejecutivos(as) de empresas en toda industria, es la dificultad que tienen para aprender de proyectos pasados. Los errores no quedan registrados, las causas de los atrasos no fueron bien entendidas ni corregidas, y los logros tampoco han sido asimilados por la organización. En la práctica, salvo por aspectos técnicos específicos, cada nueva iniciativa pareciera empezar de cero.

¿Por qué nos cuesta tanto sacar lecciones y aprender del pasado?

Propongo que existen cuatro causas que dificultan este aprendizaje y que están presentes en la mayor parte de las compañías, haciendo más difícil nuestro aprendizaje conjunto. Cada caso va acompañado de recomendaciones para acercarse a un aprendizaje más productivo.

 

  1. Nadie Sabe Dónde Quedaron las Lecciones

La manera más habitual de registrar aprendizajes es llenando una planilla, donde cada fila es un caso, con alguna caracterización típica: fecha, proyecto, tercero involucrado, observaciones, etc. ¿Qué pasa después? Esa planilla se guarda en alguna carpeta a la que en el futuro será difícil acceder, porque poca gente sabe o recuerda dónde la dejaron. Si no está a la mano, tendemos a olvidarnos del asunto y seguir adelante.

 Recomendación.

Dejar el registro accesible. Por ejemplo, en un panel visual en la oficina, publicar un código QR que lleva directo a la carpeta donde está guardada la planilla de Lecciones Aprendidas.

 

  1. Se Registran Generalidades Que No Ayudan Mucho

Al leer registros de casos destinados a generar aprendizaje colectivo, es frecuente observar descripciones del tipo “faltó trabajo en equipo” o “terminamos a tiempo porque hubo buena planificación”. Si bien refleja el espíritu del problema o logro, no permite entender qué se hizo exactamente. ¿Qué ocurrió (o no ocurrió esta vez) que los lleva a decir que hubo menos trabajo en equipo? ¿Qué acciones reflejan que hubo mayor planificación? Las conclusiones muy genéricas impiden asimilar cuál fue exactamente la mejora. Los detalles hacen toda la diferencia.

Recomendación.

Registrar prácticas específicas o herramientas puntuales que se hayan utilizado. Por ejemplo, la “buena planificación” se dio porque se realizó rigurosamente una reunión diaria de sólo 15 minutos (09:00 a 09:15), donde se revisaban las desviaciones del día anterior, con la participación de 4 personas, representando a las áreas involucradas en el proyecto. Mientras más preciso, mejor. Cuando aplica, incluir una foto relacionada al caso puede ayudar mucho.

 

  1. Es Difícil Saber Cómo Encontrar lo Que Necesitamos

Si voy a abordar un nuevo proyecto, y me interesa aprender de experiencias anteriores, ¿según qué criterios debo buscar estos casos del pasado? Frecuentemente, la gente considera que su iniciativa es bastante particular, así que no es tan directo encontrar referencias que sirvan. Algunos registros son simples filas cronológicas, otros tienen categorías: por proceso, por área, por proyecto. ¿Cuál aplica a mi caso?

Recomendación.

Discutan en la organización cuál es la forma más práctica de organizar los aprendizajes, considerando cómo, en la práctica, buscarían esta información. A veces las categorías que a priori parecen más lógicas no son las más viables. Por ejemplo, podría resultar práctico asignar a cada caso un Tag según el activo involucrado, en lugar del proyecto donde ocurrió.

 

  1. Si Registramos al Cierre del Proyecto, Ya Se Nos Olvidó

El incesante ritmo cotidiano hace que estemos siempre concentrados en lograr los objetivos definidos. El registro de aprendizajes es una actividad que tiende a quedar para el final, cuando ya se ha cerrado la iniciativa. Lamentablemente, a esa altura ya nos olvidamos de los casos específicos, y no sería extraño terminar completando un registro de memoria sólo “por cumplir”.

Recomendación.

Definir una práctica de registro quincenal o mensual, asignando un tiempo en la agenda para realizarla. Otra idea es utilizar post-it con los elementos centrales del caso, que se dejan a la vista apenas ocurre, para luego hacer el registro completo.

 

Todo lo mencionado hasta acá asume un modo de recuento de know-how más “tradicional”; los procesos para generar aprendizaje incorporando tecnologías más sofisticadas siguen otra lógica.

En cualquier caso, es clave señalar que “aprender” implica ser efectivo en un dominio donde antes no lo era, es decir, hacer algo que antes no podía hacer. “Darse cuenta” es el primer paso, pero no implica que uno aprendió. Por eso, en rigor, un registro de observaciones nunca serán lecciones aprendidas, sino que un input importante para entender e incorporar cambios en nuestras prácticas.